Углубленный экспертный аудит внутренней среды компании. Смотрим независимым взглядом на бизнес

Тема нашей сегодня беседы – экспертный аудит внутренней среды компании, который подразумевает независимую оценку внутреннего построения бизнеса с высоты helicopter view.

Вполне логичный вопрос, который возникает в голове первого лица компании (собственника/СЕО): «А зачем он нужен этот независимый взгляд? Мы все тут, внутри бизнеса – опытные, квалифицированные, погруженные в процессы и гораздо больше понимаем внутреннее построение своего бизнеса, т.к. занимаемся им с нуля, чем внешний независимый эксперт».

Рассмотрим отдельные примеры таких ограничителей:

Зависимость от «звёзд» – трактовка: «звезда» уйдет, бизнес рассыпется.
Отсутствие выстроенных бизнес-процессов, регламентов, правил – трактовка: поменяем, может стать хуже, и так все работает.
Несовершенство орг. структуры – трактовка: так уже сложилось, всем и так все понятно, кто кому подчиняется, кто принимает решение, кто исполняет, какие вертикальные и горизонтальные коммуникации работают, а какие нет.
«Уникальное» программное обеспечение – трактовка: долго писали под себя, много из специфики учтено, зачем переписывать? Это деньги, время, адаптация.
Отсутствие оперативной отчетности – трактовка: собираем данные руками, пока все устраивает.
Отсутствие корректной или вообще управленческой отчетности – трактовка: а чем не устраивает бухгалтерская отчетность?
Мотивация, которая не мотивирует – трактовка: идеальной мотивации не существует, всегда будут недовольные.
Низкий уровень корпоративной культуры – трактовка: не бывает беспроблемных коллективов, зачем что-то менять.
Клиентский сервис – трактовка: не будем тратить время на исследования и внедрение, у нас и так все приемлемо, клиенты/потребители ведь приходят.
Система совещаний – трактовка: встречаемся по необходимости, зачем наводить какие-то системы?
И пр.

А теперь независимый взгляд эксперта со стороны:

Зависимость от «звёзд». Еще ни один бизнес не закрылся из-за от того, что у него ушла «звезда». Просадка по времени – да, была. Но и это лишь по тому, что бизнес был к этому не подготовлен. Взаимоотношения со «звездами» должны выстраиваться по партнерской схеме. Задача руководителя в данном случае быть не только партером, но и быть готовым к замене «звезды», здесь мы говорим о важном управленческом проекте «Снижение зависимости от ключевых сотрудников», который должен в обязательном порядке прорабатываться и реализовываться.

Токсичность «звезд» категорически не допустима, также как и двойные стандарты – это разрушает коллектив изнутри.

Отсутствие выстроенных бизнес-процессов, регламентов, правил. При масштабировании бизнеса отсутствие правил, регламентов, выстроенных бизнес-процессов увеличивает внутренний хаос, нарушает систему работы, приводит к междоусобным конфликтам в коллективе, что несомненно сказывается на итоговом результате работы бизнеса (продукте, услуге, удовлетворенном клиенте/потребителе).

Никто не спорит, что переход на системную работу с ориентацией на бизнес-процессы – это сложный, в том числе и психологически, проект, но только он позволит бизнесу расти, работать на нужный результат, выстраивать четкую схему работы и показывать значимые результаты, как количественно, так и качественно.

цепочка добавленной стоимости, карта бизнес-процессов — Пример архитектурной карты бизнес-процессов верхнего уровня

Несовершенство орг. структуры. Кому и что понятно без четкой орг. структуры? Не надо тешить себя надеждой, что все сотрудники вменяемые и мыслят так же как и вы.

Как сказал Публий Теренций (древнеримский драматург): «Сколько людей, столько и мнений».

Соответственно, продолжая идею предыдущего пункта (системная работа с ориентацией на бизнес-процессы) не забываем о том, что выстроенная организационная структура не только регламентирует вертикальные восходящие и нисходящие, горизонтальные коммуникационные линии, но и обозначает ответственных за принятие решений и их реализацию. Хотите четкости в выполнении функционала и достижении результата? Тогда формируем систему бизнес-процессов со встраиванием ее в организационную структуру.

«Уникальное» программное обеспечение. «Уникальное» – это конечно хорошо. А вы точно уверены, что на рынке уже нет более совершенного программного продукта, нафаршированного множеством современных и столь необходимых в текущих реалиях функций?

Технологический уровень компании не только влияет на эффективность функционирования бизнеса, но и формирует клиентскую/потребительскую оценку. Современный – значит передовой по технологиям. Вы как хотите, чтобы оценивали вашу компанию?

Отсутствие оперативной отчетности. Здесь все просто. Нет оперативных и независимых данных – нет и своевременных решений. Формировать руками отчетность, тратить на это время, допускать ошибки и пр. просто недопустимо.

Отсутствие корректной или вообще управленческой отчетности. То, что сейчас часто встречается в малом и среднем бизнесе, да и в крупном бизнесе такое случается – управленческая отчетность формируется «на коленке», руками, учитывая не все факторы. Задам лишь один вопрос – а какой смысл в такой отчетности? Вы ей верите? Какие решения можно принимать, основываясь на частично достоверных финансовых данных? Нужен корректный, автоматически оперативно обновляемый дашборд управленческой отчетности.

оперативная и управленческая отчетность, дащборды — Пример оперативного дашборда (управленческой панели)

Мотивация, которая не мотивирует. Мотивация, должна выстраиваться ориентируясь на бизнес-процессный результат. Что нужно бизнесу? Какой результат должен давать сотрудник? Что он за это получит?

Для внедрения и переговоров с сотрудниками прекрасно подойдет «Схема обмена».

Низкий уровень корпоративной культуры. Корпоративная культура — это нормы и образцы поведения, которые определяют деятельность всех сотрудников компании и отношения между ними. Более кратко этот свод негласных правил можно описать фразой: «У них так принято». И вот это «у них так принято» начинается с первого лица компании (собственника/CEO).

Первое лицо бизнеса – это ориентир того, что можно, что нельзя, что категорически запрещено, а что приветствуется и поощряется. Нет правил и однозначных норм? Есть дедовщина, двойные стандарты? Это корпоративное бескультурие, на которое нельзя закрывать глаза, так как корпоративная культура, является цементирующим элементом организационной схемы.

Клиентский сервис. В волнах красного конкурентного океана выстроенный клиентский сервис, как минимум на уровне ожиданий потребителя, а лучше по принципу «превосходя ожидания» является обязательным элементом успешной компании. Уже недостаточно ценового позиционирования, ассортиментного предложения, убойного маркетинга, чтобы привлечь потребителя.

Мы живем в условиях высококонкурентного рынка, и клиентский сервис – один из элементов якорения потребителя, который формирует у клиента/потребителя желание вернуться/обратиться снова/рекомендовать.

Система совещаний. Здесь имеет смысл начать с определения, а зачем нужна система совещаний? Система совещаний нужна с целью регулярного обмена информацией между сотрудниками и подразделениями, контроля выполнения принятых ранее решений и планов, генерирования новых идей.

Отсутствие регулярности совещаний/планерок, регламента рассматриваемых вопросов, наличие «информационной пустоты» чревато распадом коллектива сотрудников на отдельные группировки, которые со временем будут становиться все более обособленными, что непременно скажется на качестве внутренних коммуникаций, эффективности бизнес-процессов и лояльности персонала.

От слов к действию

Таким образом, я наглядно продемонстрировала различие взглядов:

изнутри бизнеса, глазами первого лица, которое вынуждено принимать во внимание текущие ограничения и бороться с «пожарами» (экстренными вопросами);

и взгляда внешнего независимого эксперта с высоты helicopter view, который видит ситуацию не только «здесь и сейчас», но и то, как непринятие мер по нивелированию текущих ограничений и проблем, может сказаться на результативности, да и выживаемости бизнеса, в ближайшей (не говоря уже о средне- и долгосрочной) перспективе. На основе экспертного аудита внутренней среды компании разрабатывается дорожная карта мероприятий по формированию устойчивой, управляемой компании, в которой сотрудники работают на нужный бизнесу результат, формируя продукт конкурентоспособный и востребованный потребителями/клиентами, а значит достигают запланированных финансовых результатов (выручка/прибыль) не только «здесь и сейчас», но и в среднесрочной перспективе.

Есть вопросы по экспертному аудиту внутренней среды? Хотите разобраться, что происходит в бизнесе? Есть желание построить управляемую компанию и масштабироваться? Обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting.

Или просто заполните форму обратной связи на сайте: https://omikheeva.ru/contacts.

Более подробно с составляющими элементами экспертного внутреннего аудита можно ознакомиться здесь.

Кстати, внутренний аудит возможен также и в формате скрытого консалтинга. Подробнее о скрытом консалтинге можете узнать здесь.