Именно с анализа внутренней среды и рекомендуется начинать анализ состояния компании или использовать этот этап как стартовый к написанию стратегии.
Почему именно с анализа внутренней среды стоит начинать аналитику? Здесь будет уместно провести сравнение с построением дома. Устойчивый дом построить без качественного фундамента вряд ли получится. Вот и в данном случае, внутренняя среда организации является наиважнейшим элементом без слаженной работы которого, невозможно устойчивое положение на рынке. Только слаженно работающие элементы всего механизма смогут давать качественный результат, реагировать на внешние угрозы или форс-мажорные ситуации, искать и реализовывать новые возможности.
Причем, если говорить о тщательном анализе внутренней среды, то целесообразно в работе использовать анализ Цепочки добавленной стоимости организации и "Дом качества".
Однако, первичный анализ можно провести и менее сложными инструментами. Причем, если говорить об анализе внутренней среды, который не преследует целью разработку стратегии, то его следует проводить периодически и на постоянной основе, чтобы выявлять "пробоины" в фундаменте и своевременно укреплять/устранять их.
Цель проведения анализа внутренней среды - выявить слабые (даже я бы сказала, критически слабые) стороны компании, которые относятся к важным и влияющим на итоговый результат. И далее разработать план действий по корректировке ситуации.
Итак, какие срезы функциональных направлений деятельности компании целесообразно рассматривать:
1. Система стратегических целей компании.
Учитываются: наличие видения, миссии, стратегии краткосрочной и долгосрочной, система сбалансированных показателей и пр. Важно отметить, что в рамках этого пункта оценивается не только сам факт наличия указанных элементов, но и наличие Стратегического комитета, который систематически ведет полноценную работу по указанным вопросам. Причем ведет работу не только кулуарно (в рамках узкого круга сотрудников и внутри кабинета), но и транслируя цели компании сотрудникам в том качестве и количестве, которые предполагает их должность.
2. Организационная структура компании.
В зависимости от стадии жизненного цикла компании, масштаба, специфики, направления деятельности и пр. учитывается оптимальность и сбалансированность уровней управления, адекватность количества ступеней иерархической цепочки для эффективного функционирования компании. Также важно учитывать насколько текущая организационная структура действительно является РАБОТАЮЩИМ элементом. Ведь только наличие прописанной организационной структуры, полномочий и сфер ответственности сотрудников и подразделений, коммуникационных схем не делает ее эффективной. Поэтому смотрим как на закрепленные нормы в документах, коммуникационные схемы и пр., так и на функционирование орг структуры в настоящий момент деятельности компании.
Т.е. сравниваем как план (ожидания согласно закрепленным в документах нормативам), так и факт (реальное состояние).
3. Система бизнес-процессов.
Важно и полезно помнить, что гарантированное достижение качественного результата деятельности любого подразделения возможно при условиях:
- Определения ресурсов и источников этих ресурсов на входе
- Определения результатов и сроков их предоставления на выходе
- Разработанного и внедренного механизма действий направленных на достижение необходимого результата
- Закрепление ответственного за результат и каждый пункт действий, указанных в механизме.
4. Система управления персоналом.
Здесь важно отметить, что этот блок подразумевает все мероприятия, направленные на обеспечение компании квалифицированным персоналом, способным качественно выполнять возложенные на него трудовые функции, и оптимальное использование кадрами.
Пройдемся по основным составляющим.
Первый блок - поиск и адаптация персонала, включающий в себя определение требований к соискателю, составление карт поиска, оптимизация самого процесса поиска сотрудника (важна экономия времени на поиск, использование современных инструментов, закрытие вакансии в кратчайшие сроки), полноценный этап адаптации не только прописанный на бумаге, но и реально функционирующий.
Второй блок - оперативная работа с персоналом, которая заключается в обучении и развитии персонала, проведении оперативной оценки персонала, организации труда работников и мотивации сотрудников. Соответственно, оцениваем системность работы по оценке, развитию и обучению сотрудников; наличие схем мотивации и их эффективность; наличие или отсутствие трудовых конфликтов и также существующих и работающих схем разрешения конфликтов; наличие резерва кадров, системы по удержанию ключевых сотрудников и пр.
Третий блок - стратегическая работа с персоналом, подразумевающая выработку общей кадровой стратегии, системность и постоянство работы в указанном направлении.
5. Коммуникационная система компании - система, предназначенная для управления процессами передачи информации между другими системами. Это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации таким образом, чтобы никакие данные не терялись, не искажались и с минимальными потерями во времени достигали пункта/адресата назначения.
Оценивается качество и эффективность коммуникаций в следующих разрезах:
Вертикальный нисходящий поток. Этот поток используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена.
Вертикальный восходящий поток. Этот поток используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников и презентации инициатив снизу. Руководители полагаются на данную информацию при анализе ситуации и принятия тех или иных решений.
Горизонтальный поток - когда общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня .
Система совещаний - оценивается с точки зрения неизбыточности по количеству встреч и участников; качества, эффективности и результативности на выходе каждой встречи.
6. Материальные и финансовые ресурсы. Вход и выход.
Одна из наиболее важных сфер внутренней среды, так как часто именно финансовый выход является точкой оценки результативности как бизнеса, так и отдельных менеджеров компании.
Оценивается как входящий поток материальных и финансовых ресурсов, так и выходящий поток исходя из факторов:
- достаточность
- своевременность
- качество
7. Система маркетинга и коммуникаций с окружающей средой.
Оценка проводится в двух разрезах: стратегическом и операционном.
Если говорить о стратегическом уровне, то оценивается наличие самой маркетинговой стратегии и непосредственно ответственного за ее разработку и реализацию, осуществление контроля за реализацией стратегии, достаточность ресурсов и квалификации специалистов как штатных, так и привлекаемых к выполнению части работ, взгляд "в будущее", владение современными маркетинговыми инструментами, периодичность проведения маркетинговых исследований и пр.
С точки зрения операционного маркетинга оценивается результативность и достаточность средств сбора и анализа маркетинговой информации, эффективность и достаточность проводимых маркетинговых мероприятий и коммуникаций со внешней средой и пр.
8. Система быстрого реагирования на нестандартные ситуации.
Если говорить о стандартных ситуациях, то проблемы разрешения текущих проблем обычно учитываются в п. 3, в котором мы говорили о системе Бизнес-процессов.
В данном случае мы рассматриваем решение нестандартных ситуаций. Существует ли в компании алгоритм решения подобных ситуаций, определены ли зоны ответственности каждого уровня персонала о принятии самостоятельного решения в рамках его компетенции, определен ли перечень вопросов для решения нестандартных ситуаций, по которым сотрудник может обращаться к вышестоящему руководству (возможно даже миную иерархическую лестницу), закреплены ли и доведены ли до сотрудников каналы связи и временные ориентиры для связи с вышестоящим руководством.
9. Система информационных технологий, или все, что связано с ИТ-поддержкой компании.
Оценивается полный блок ИТ-технологий: это и ИТ-обустройство офиса (компьютеры, телефония, принтеры, сканеры и пр) и ПО учетной и бухгалтерской систем, а также современность и работоспособность аналитических программ, достаточность квалификации сотрудников ИТ подразделения и привлекаемых компаний для выполнения ИТ-поддержки, знание и владение современными технологиями, наличия процесса постоянного мониторинга новых технологий, оперативность поддержки пользователей и пр.
10. Корпоративная культура - это модель поведения внутри компании, сформированная в процессе функционирования и разделяемая всеми членами коллектива. Это некая система ценностей, нормы, правила, традиции и принципы, по которым живут сотрудники.
Оценивается корпоративная культура по следующим параметрам:
- Информирование и приверженность сотрудников компании к видению компании и направлению ее движения в стратегической перспективе
- Наличие сформированной системы ценностей в коллективе, которые не только не противоречат ценностям компании, но и в большинстве случаев им соответствуют
- Традиции - это некая история, сложившиеся со временем привычки и ритуалы
- Нормы поведения - в крупных компаниях это может быть даже этический кодекс организации, в небольших компаниях - это негласные нормы общения и поведения
- Корпоративный стиль - внешний вид сотрудников, интерьер, фирменная символика, дресс-код
- Взаимная поддержка
Также отметить, что правильных и универсальных ответов в рамках проводимого анализа внутренней среды нет, каждая ситуация уникальна и оценка проводится с учетом уникальной специфики организации и стадии жизненного цикла.
Как пример, высокий уровень бюрократии будет неплохим качеством для огромной организации, но абсолютно ненужным и даже вредным для семейной компании на стадии "Младенчества".
Говоря об анализе внутренней среды, крайне важно отметить, что этот Анализ можно провести как в кабинете первого лица, так и путем опроса ряда ключевых сотрудников и последующей консолидации результатов.
Какой из вариантов наиболее верный? Однозначно, все зависит от конкретной ситуации в компании. Но более корректным будет второй вариант, благодаря которому возможно исключение искажения результатов в силу единоличного взгляда на ситуацию только под одним углом.
Профессиональную консультацию и более подробную информацию об Анализе внутренней среды Вы можете получить обратившись по ссылке:
https://omikheeva.ru/consulting