Блог эксперта

Централизация и автоматизация функций управления ключевыми бизнес-процессами небольших аптечных сетей

Централизация функций управления основных бизнес-процессов аптечных сетей является закономерным шагом на определенном этапе развития организации: рост количества аптек, увеличение товарооборота, потребность в прозрачности и контроле систем заказа, ценообразования, товарного запаса и пр.

Для крупных сетей максимальная автоматизация и централизация – это норма и естественный процесс. А вот для небольших аптечных сетей – это серьезный шаг.

И изменения в данном случае будут касаться:
1.      Программного обеспечения
2.      Переориентации управления основными бизнес-процессами
3.      Организационной структуры и изменения функционала сотрудников
4.      Организационных вопросов и управления изменениями

Рассмотрим поэтапно эти изменения.

Программное обеспечение


Как правило, централизация и автоматизация процессов требует поддержки программного обеспечения. Наиболее актуальные вопросы:

  • систематизация, категоризация и ведение ассортиментного справочника
  • система ценообразования и переоценки
  • формирование ассортиментных планов (матриц) аптек
  • управление маркетинговыми контрактами с производителями
  • алгоритм расчета потребности заказа и распределения по поставщикам

И если в действующем в аптечной организации ПО данных функций нет, то потребуется изучение программных продуктов, представленных на рынке. Основными поставщиками программного аптечного ПО являются: СмартАптека, Трейд Фарм, 1С-Рарус: Управление аптекой, М-аптека плюс, Спарго.F3 Tail, БЭСТ-5.Аптека, Софт аптека , ИнфоАптека, VirtualPOS Pharma и др.

Соответственно, после выбора нужного аптечного ПО предстоит этап переноса данных в новое ПО и адаптация: связка справочника и его настройка/категоризация, трансляция/перенос данных по остаткам аптек, наработка основных темпов продаж (для подключения функции автозаказа), настройка базовых параметров заказа и ценообразования, обучение сотрудников офиса и аптечных подразделений.

Технический этап подготовки занимает как правило 1-3 месяца в зависимости от ресурсов, которыми располагает аптечная сеть. Для наработки темпов продаж с целью корректной работы автозаказа тоже требуется 2-3 месяца.

Переориентация управления основными бизнес-процессами


В данном контексте мы говорим об изменении управления ценообразованием и закупками, о переходе от ручного управления к централизованному и автоматизированному. Требуется определение алгоритмов расчета заказа, логики распределения заказа по поставщикам, определения или корректировки ассортиментной политики организации и политики ценообразования. Также по причине смещения зон ответственности по рассматриваемым функциям потребуется изменение системы мотивации сотрудников в соответствии с новым функционалом и их влиянием на конечный результат.

Организационная структура и изменение функционала сотрудников


На стадии централизации и автоматизации процессов логичным этапом является изменение организационной структуры аптечной организации. Появляется штат аптечных сотрудников, ответственных за указанные процессы, а также за выполнение планов по следующим ключевым параметрам: уровень товарного запаса, дефектура (нулевые остатки), % реализованной наценки и пр.

Вместе с увеличением функций офисных сотрудников снижается функциональная нагрузка заведующих аптеками, т.е. функции ручного заказа и расценки товара передаются в офис. Соответственно, встает вопрос о смещении приоритета внимания заведующих на управление сотрудниками аптек и повышения качества обслуживания клиентов. Также довольно часто в этом случае происходит укрупнение зон ответственности заведующих, у которых теперь в подчинении не одна аптека, а две-три или более.

Организационные вопросы и управление изменениями


Как видим из вышесказанного, процесс централизации и автоматизации основных функциональных областей аптечной организации процесс довольно сложный как технически, так и организационно. Вместе с техническими аспектами дополнительного внимания требует работа с персоналом по внедрению изменений, т. е. непрерывного сопровождения проекта изменения управления от этапа его задумки и заканчивая этапом достижения запланированных результатов:

  • информирование сотрудников о планируемых изменениях и «продажа» идеи
  • детальный план с указанием временных шкал и ответственных за каждый этап, повысит уверенность команды в успешности проекта
  • детализация выгоды как в целом для аптечной сети, так и для отдельных сотрудников/должностей организации
  • вовлечение персонала как в разработку, так и реализацию проекта
  • адаптация персонала, включающая в том числе и обучение: запас времени на осознание, подготовку и обучение новым процессам.

В заключение следует отметить, что системный подход при реализации данного проекта поможет пройти его максимально безболезненно для персонала и наиболее эффективно для аптечной сети.

По вопросам внедрения системного подхода, автоматизации и централизации функций управления аптечной сетью вы можете обратиться https://omikheeva.ru/consulting
Аптечный бизнес Цифровизация и автоматизация Повышение управляемости компании