Если мыслить широко, принимая во внимание весь функционал управления аптечным бизнесом, то вырисовываются основные составляющие, которые должны быть реализованы в ПО:
- независимость - все данные компании/аптечной сети, обмен данным с контрагентами и пр. располагаются на сервере аптечной сети
- структурированный справочник - возможность корректировок, категоризаций, объединений на стороне аптечной сети, привязок цепочек продаж и пр.
- управление ассортиментом - ассортиментные матрицы аптек с учетом их индивидуализации
- управление маркетингом - маркетинговые ассортиментные матрицы, интеграция с маркетинговыми ассоциациями
- заказ товара - автоматизированный централизованный заказ товара по ассортиментным матрицам
- управление ценообразованием - стандартизация и централизация, базовые настройки для сети или категории аптек, индивидуальное ценообразование, переоценки и пр.
- управление структурой товарных запасов - категоризация товарного запаса по "проблематике", автоматизация учета и мероприятий по нормализации товарного запаса
- отчетность - не только минимум, достаточный для бухгалтерской отчетности, но и полный цикл, необходимый для принятия управленческих решений по товарным запасам, управлению ассортиментом и ценообразованием. Базовые отчеты удобные для выгрузки и обработки. Возможность построить и сохранить формы индивидуальных отчетов
- интерфейс - современный, понятный, интуитивный
А теперь подробнее о каждом блоке.
Блок 1. Независимость.
Один из наиважнейших факторов. Только работая на своем сервере, не транслируя свои данные (прайс-листы, накладные, заказы и пр). через сервера дистрибьюторов и внешних контрагентов вы можете быть полностью уверены, что никто не владеет подробными финансовыми данными по вашей компании. Почему это столь важно? Не буду долго расписывать, скажу лишь одно: "Кто владеет информацией, тот владеет миром".
Блок 2. Структурированный справочник.
Структурированный справочник - это база и фундамент дальнейшего построения всех системных процессов управления ассортиментом, заказом, продажами, аналитикой и пр. Один из важнейших пунктов. В справочник вы можете внести информацию, которая позволит качественно обрабатывать данные, структурировать их для визуализации отчетности и оперативного принятия решений, разрабатывать ассортиментные матрицы, настраивать коэффициенты в автозаказе при входе/выходе из сезона и пр.
Блок 3. Управление ассортиментом.
Автоматизированное ПО должно позволять реализовывать и фиксировать матрицы как индивидуально для аптек, так и для групп аптек в различных разрезах:
- базовая матрица - для группы аптек, костяк ассортимента
- индивидуальная матрица - для каждой аптеки учитывая ее специфику
- маркетинговая матрица - для категории аптек с учетом договоренностей с поставщиками и производителями, маркетинговыми ассоциациями
Блок 4. Управление маркетингом.
Здесь нужно отметить, что у пользователя должна быть возможность сформировать маркетинговую матрицу применяя наименьшее количество усилий. Т.е. если например у нас контракт с производителем, то по фильтру "производитель" выбираются необходимые номенклатурные позиции, далее происходит корректировка ассортиментного списка (добавление, удаление), внесение параметров Qmaxи Qminи пр., и автоматическая загрузка обязательств по маркетингу в Ассортиментные матрицы аптек. Указанный функционал должен быть реализован в удобном для пользователя интерфейсе по Принципу максимум результата за минимум действий.
Блок 5. Заказ товара.
Блок, вокруг которого всегда много споров. Кто делает заказ? офис или сотрудники аптек? Ответ на поверхности и зависит от ассортиментной и закупочной политик аптечной сети. Соответственно, задача современного ПО учесть все возможные потребности клиентов, а именно:
- заказ только в офисе или только в аптеках
- заказ в офисе с возможностью индивидуального заказа аптеками
- индивидуальный заказ аптек транслируется напрямую поставщикам или через офис с утверждением менеджера по закупкам
- индивидуальный заказ аптек без ограничений или за исключением позиций ассортиментных матриц, по которым осуществляется автозаказ и пр.
Блок 6. Управление ценообразованием.
Давно прошли те времена, когда ручное ценообразование было в чести. Поэтому в любом ПО должна быть реализована функция автоматизированного ценообразования. Во-первых, ценообразование ЖНВЛП с целью соблюдения законодательства. Во-вторых, автоматизированное матричное ценообразование (по категориям товара и ценовым диапазонам) по основному ассортименту. Далее, однозначно автоматизированный мониторинг цен конкурентов и по выделенному (приоритетному) списку подстройка под конкурента. Не забываем и об индивидуальном ценообразовании на отдельные позиции как на всю сеть, так и на отдельные аптеки.
Блок 7. Управление структурой товарных запасов.
Подразумевается автоматическая категоризация товарных запасов с ориентацией на нормативы: нормальный ТЗ, сверхзапасы (ТЗ более норматива), неликвиды (товары без движения/реализации), сроки годности. Важно принять во внимание, что для различных категорий товара (ЛС - рецептура/безрецептура, мед. изделия, БАДы, ортопедия, косметика и пр. нормативы должны различаться, соответственно в ПО должен быть создан справочник нормативов по категориям товаров. На основании категоризации товарных запасов должен автоматически формироваться пул мероприятий (прайс-лист неликвидов и сверхзапасов для включения в централизованную переброску по сети, переоценка, приоритетное предложение, комплексное предложение - рекомендации первостольникам и пр.) И вполне логично, если мы переходим к системным мероприятиям по нормализации товарных запасов должна быть реализована отчетность для контроля эффективности этих мероприятий (см. п. 8).
Блок 8. Отчетность.
Часто можно встретить в ПО отчетность адаптированную только для бухгалтерии или выгрузку в таком виде, что ее невозможно обрабатывать в Экселе. Соответственно, современное ПО должно иметь перечень базовых отчетов в разрезе:
- блок закупок: по номенклатуре, категориям товаров, поставщикам, производителям и пр.
- блок реализации: по номенклатуре, категориям товаров, аптекам, первостольникам, производителям и пр.
- блок товарных запасов: структура ТЗ в статике и динамике по сети, аптекам, категориям товаров, номенклатуре, производителям и пр.
- блок заказов: по датам, по выполнению бюджета закупок, по дефектуре (нулевым остаткам) в разрезе как номенклатуры, так и аптек
Блок 9. Интерфейс.
Последний пункт, но не менее важный по сути, чем остальные.
Мы живем в век цифровизации и автоматизации. И победит тот, кто будет наиболее функциональным и удобным для пользователя. Соответственно и интерфейс должен быть удобен и интуитивно понятен как пользователям офисной части аптечной сети, так и первостольникам. Для этого реализуются фильтрации, поиски , интуитивный интерфейс и пр.
С более подробной информацией по автоматизации основных функциональных блоков управления заказом, ценообразованием, ассортиментом и пр. в аптечной сети вы можете ознакомиться на сайте в разделе Авторские материалы:
https://omikheeva.ru/copyright