Несмотря на то, что культура управления и уровень управленцев у нас постоянно повышается, до сих пор многие недооценивают значимость планерок.
Для начала целесообразно определить, что такое планерки. Итак, планерки (или оперативные совещания) – это собрания, которые проводятся для контроля и координации оперативной, ежедневной деятельности.
Совещания - более глобального масштаба мероприятия, и может быть даже не по времени проведения, а по сути. Это подведение итогов, планирование стратегических задач, формирование планов и пр.
Одно из ключевых отличий – это ограничение по времени. В идеале, планерка не должна превышать 15-30 минут. Все остальное – это скорее совещания или неэффективное использование времени планерки.
Цели проведения планерок - обмен информацией, обеспечение нормального/продуктивного взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, контроль выполнения ранее принятых решений и планов.
Планерки эффективны на среднем уровне управления, например, как форма совещания в отделе компании (закупки, маркетинг, продажи), отделении (если говорить о клинике), где все сотрудники выполняют однотипную работу.
Подготовка к планеркам является залогом успешного проведения и результативности. До планерки должны быть определены: цель собрания, состав участников, темы докладов, регламент, время и дата, место проведения. Важно учесть, что вышеуказанные параметры должны быть заранее известны все участникам, чтобы они имели возможность подготовить доклад или вопросы и предложения по рассматриваемым темам.
Увеличить пользу от планерок поможет:
Регулярность проведения – повышает дисциплину среди сотрудников и значимость мероприятий. Сотрудники, понимая неизбежность постоянных отчетов, приучают себя выполнять задания сразу, не откладывая «в долгий ящик», так как на следующей планерке уже нужно будет отчитаться о выполнении.
Обратная связь от сотрудников – не только сверху вниз, но и снизу вверх. Сотрудники должны не только получать распоряжения и задания, но и транслировать руководству свои проблемы и сложности. Однако, сразу настраивайте сотрудников на формулировку не только проблем, но и способов их разрешения с оцифровкой положительных и отрицательных сторон каждого из вариантов решения.
Позитив. Планерка не должна восприниматься наказанием и мучением. Это просто элемент рабочего процесса, который помогает достигать поставленных задач. Поэтому стараемся не говорить со стороны негатива, а уточняем: Как можно улучшить, Что было сделано, Что помешало и чем нужно помочь? Обсуждаем не персоналии, а проблемы.
Подведение итогов. По итогам каждой планерки обязательно составляется протокол по итогам встречи и направляется всем участникам. Но, протокол не отменяет подведения итогов по окончании планерки. Руководитель или куратор встречи должен резюмировать поставленные задачи, ответственного за выполнение и срок реализации. Также целесообразно на следующих встречах озвучивать статус решения поставленных ранее задач.
И конечно, не нужно забывать, что на планерках мы можем регулярно использовать такой инструмент как мотивация. Не забываем хвалить сотрудников за выполненные задания, решенные сложные задачи, похвалу от клиентов и пр.
Оценить эффективность проведения планерок можно по выполнению поставленных задач. Если задачи выполняются полностью и в срок, значит планерки проводятся эффективно. Если нет, то целесообразно более детально погрузиться в причины невыполнения и устранить недостатки.
По вопросам поиска новых точек роста бизнеса, проведения управленческой диагностики, повышения операционной эффективности компании обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting