Блог эксперта

Системное управление в малом и среднем бизнесе. Что это и зачем нужно? Какие сложности при внедрении?

Управление малым и средним бизнесом, Михеева Оксана, схема Хаббарда
Самый важный вопрос. А зачем? Зачем малому и среднему бизнесу системное управление?

Начнем с того, что рост бизнеса сам по себе подразумевает увеличение и масштабирование:
  • количества функций, выполняемых сотрудниками;
  • количества повторяемых операций;
  • зависимости качества итогового результата от правильности выполнения процесса;
  • самого штата сотрудников и пр.
Перечисленные факты уже говорят о том, что в приведенных выше условиях начинает снижаться управляемость бизнесом, возрастает нагрузка на первое лицо компании (собственника или генерального директора), качество результата начинает «прыгать».

Здесь я добавлю еще один действительно важный фактор. Малый и средний бизнес не склонен дублировать функционал сотрудников, здесь работают по правилу «один за всех», когда один сотрудник совмещает выполнение нескольких функций. Да, отметим, что в большинстве случаев данный фактор не связан с жадностью управленческого звена и экономией ФОТ, а связан с ограниченным объемом ресурсов.
И вот эта ситуация, «один за всех» действительно опасна для бизнеса. Вспомним: «самое опасное число для бизнеса – один». Представьте, на одном сотруднике у вас сосредоточено несколько функций. По той или иной причине (болезнь, увольнение, саботаж и пр.) сотрудник перестает их выполнять. И если он был держателем всех выполняемых компетенций только в голове, его функционал никаким образом не был задокументирован, то компания, а точнее ее руководитель, оказывается в ситуации, когда новому сотруднику и передавать-то нечего. Процессы нужно изобретать с нуля, что чревато временными «провалами» в бизнесе.

Вектор системного развития… встречаемся со сложностями

Таким образом, осознав возможные риски текущей ситуации малый и средний бизнес уверенными шагами направляется в сторону формализации бизнес-процессов. Данные ситуации встречаются все чаще, что не может не радовать. В качестве инструментов внедрения системного управления, построенном на бизнес-процессном подходе, часто используют систему Хаббарда (внедрением занимается несколько компаний).
Система управления Хаббарда
Система управления Хаббарда
Сама по себе данная система достаточно структурна, представляет собой систему принципов и методов, направленных на повышение эффективности работы компании, улучшение взаимодействия с сотрудниками и клиентами, а также достижение поставленных целей.

Однако, при внедрении часто встречается сильное сопротивление коллектива.
  • Во-первых, люди в принципе в большинстве своем не хотят меняться, а внедрение новой системы управления подразумевает глобальные изменения на работе: регламенты и правила, постановка задач и контроль, четкие организационные связи и пр.
  • Во-вторых, если мы говорим о системе Хаббарда, коллектив дружно поискав информацию в интернете, и не разобравшись в специфике системы управления, категорически отвергает ее внедрение.
  • В-третьих, если у первого лица компании хватило силы воли бороться с сопротивлением коллектива и встать на пути внедрения данной системы, коллектив начинает возмущаться и новым терминам.

Действительно ли все так страшно?

Давайте разбираться. В нашем примере мы рассматриваем систему управления Хаббарда (могли взять и другую для примера, здесь важен просто принцип). По факту большинство систем процессного управления схожи друг с другом. Да, есть некоторые различия, но они не столь масштабны.

На нашем примере разберем различия в терминах, которые пугают и путают коллектив.
  • ЦКП (ценный конечный продукт) – в стандартном регулярном менеджменте - это результат бизнес-процесса, который определяется его эффективностью и результативностью.
  • Организующая схема – та же организационная структура, адаптированная в систему малого бизнеса и расширенная. Схема показывает должности, обязанности, последовательность действий и полномочий каждого подразделения в организации. Схема включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела, организационные отношения и т.д.
Пример, организующая схема Хаббарда
Пример, организующая схема Хаббарда
  • Шляпа штатного сотрудника – должностная инструкция сотрудника, включает в себя описание всего выполняемого функционала (что особенно важно при совмещении разных функций), регламенты и инструкции.
  • Совещания разных уровней управления, система координаций – своеобразный аналог элементов корпоративного управления, с адаптацией под малый и средний бизнес, т.е. без излишеств и масштабной формализации процесса.
Как видим и в том, и другом случае, суть терминов повторяет стандартный (привычный всем) менеджмент и все в действительности не так уж и страшно.

Сложности и как их преодолеть

Сложности, с которыми мы встречаемся при значительном изменении системы управления:
  • Отрицание коллективом необходимости изменений. Отмечу, что даже при грамотном ведении проектов внедрения изменений, несмотря на объяснения необходимости, обучения и пр. с кем-то из сотрудников придется прощаться. И к этому нужно быть готовыми. Меняется в компании многое, не каждый готов работать в новых условиях.
  • Смешанная мотивация первого лица компании – одновременно хочу и не хочу. Хочу – изменений и роста бизнеса. Не хочу – принимать на себя риски, противостоять коллективному недовольству, принимать непопулярные решения и пр.
  • Есть усилия, нет результата – на начальной стадии. Дело в том, что внедрить изменения в системе управления бизнесом, также трудно, как и пробежать настоящий марафон. Это длительный процесс, который требует значительных усилий. Причем на начальной стадии выполняется много подготовительной работы (разработка схем, регламентов, инструкций, обучение сотрудников и пр.) и результата еще не видно, поэтому соблазн бросить все и вернуться обратно, к привычной системе управления возрастает.

Победитель забирает все

В этой сложной бизнес-игре по внедрению новой, более результативной системы управления в условиях роста масштаба деятельности компании победит настойчивость, решимость, целенаправленность, ориентация на персонал и результат.

Как приз вы получаете - выстроенный регулярный менеджмент, сочетающий в себе стратегическое и операционное управление, стандартизированные бизнес-процессы, обученный персонал, дисциплину, и как закономерный итог - устойчивый бизнес-каркас развивающейся организации.
Нужна помощь в реализации проектов внедрения результативной системы управления и становления регулярного менеджмента? Просто заполните форму обратной связи https://omikheeva.ru/contacts!
Масштабирование бизнеса Повышение управляемости компании