Блог эксперта

Как перейти на системное управление и справиться с «пожирателями времени»

Ручное управление – пожиратель времени руководителя. У каждого руководителя множество как плановых, так и внеплановых задач, по которым нужно не только провести контроль по реперным точкам, но и скоординировать деятельность коллектива (где-то даже со стартовой точки процесса), где-то научить, замотивировать, принять решение и пр. Дверь кабинета открывается, появляется сотрудник, а значит и проблема, которую нужно решить. Все стратегические задачи откладываются и начинается «тушение пожара».

И эта ежедневная рутина, постоянное ручное управление оттягивает время от стратегии: от поиска новых возможностей, оцифровки и принятия стратегических решений и пр. А значит компания, подразделение топчутся на месте, не развиваются и не двигаются вперед.

Причины исключительно ручного управления


Когда ручное управление превалирует над системным? Причин может быть достаточно много:

  1. Лень. Да, обычная человеческая лень. Руководителю просто не хочется создавать систему, прописывать алгоритмы для повторяющихся процессов, обучать своих сотрудников и пр.
  2. Боязнь потерять единоличную власть. Руководитель подразделения (а бывает и компании в целом) настолько увлечен игрой во Всемогущего, настолько привык что каждое действие замыкается на нем, что просто не в силах перейти в системность. Он боится потерять власть, авторитет, контроль.
  3. Занятость. Это самое смешное, в связи с высокой занятостью из-за ручного управления,руководитель не может даже выделить время на корректировку этой ситуации.
  4. Не умеет. А это уже не смешно, скорее печально. Если на руководящей позиции стоит НЕсистемный человек, то перспективы в компании/подразделении не очень оптимистичны, если конечно за плечами этого Менеджера не стоит большой портфель с деньгами.

5,6,7... скорее всего есть и другие причины, но не будем тратить время на их поиски.

Ручное управление


Не будем искать другие причины.  Тем более, что и без ручного управления не обойтись.
На ручное управление целесообразно тратить не более 10-15 % рабочего времени руководителя. И к таким задачам можно отнести только единичные задачи, которые носят единичный характер. Т.е. разово возникли, и больше подобных проблем не предвидится.

Все остальные задачи, периодически повторяющиеся ВАЖНО перевести в системное управление. Т.е. на каждую такую проблему у сотрудников должен быть алгоритм действий, для реализации которого не требует привлечения руководителя, чье время целесообразно уделить на решение стратегических задач, а не на рутину.

Шаги по переходу на системное управление


И вот тут возникает замечательный вопрос: "Как вырваться из этой рутины ручных дел, если она полностью поглотила руководителя".

Шаг 1: волевое решение что-то изменить
Шаг 2: определить проблемы наиболее часто повторяющиеся
Шаг 3: взять себя в руки, выделить время и шаг за шагом, проблему за проблемой переводить в четкий алгоритм действий для сотрудников.
Шаг 4: обучите сотрудников, расскажите подробно и четко.
Шаг 5: не отступайте когда к вам придут и зададут вопрос "Что делать?" по задаче с прописанным алгоритмом, берем регламент, ещё раз проходим его с сотрудником и так до тех пор, пока процесс не перейдет в операционный самостоятельный режим.
Шаг 6: приступайте к описанию следующего процесса для повторяющихся задач.
И ура! Потихоньку у вас все больше времени на то, чтобы осмотреться и посмотреть на ситуацию сверху.

Кто ищет тот всегда найдет, ищите возможности и пути, ищите новые ресурсы и шансы. А для этого вам нужно время. Так найдите его среди перечня своих повторяющихся задач.

По вопросам поиска новых точек роста бизнеса, построения системной работы, повышения операционной эффективности компании обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting
Повышение управляемости компании Масштабирование бизнеса