Важные особенности программного обеспечения аптечной сети для эффективного управления ассортиментом

Основной задачей автоматизации процессов управления ассортиментом в программном обеспечении аптечной сети должно стать повышение эффективности данного процесса. Это означает увеличение управляемости, оперативности, информативности, удобства использования и экономии времени на обработку большого массива данных для принятия управленческих решений.

Программное обеспечение аптечной сети должно учитывать все нюансы аптечного рынка:

• Единовременное управление различным типом матриц (ядро, маркетинговая, индивидуальная, ТОП-ассортимент, фокусный ассортимент и пр.)
• Возможность формирования и корректировки типовых матриц в зависимости от категории аптек (учитывая оборот, проходимость, конкурентное окружение торговой точки и пр.)
• Формирование автоматических рекомендаций по корректировке ассортиментных матриц
• Возможность двусторонней корректировки матрицы по алгоритму «аптека-офис»

Управление ассортиментными матрицами

Ассортимент аптечной точки в зависимости от ее категории может составлять от 4000 до 12000 наименований. А учитывая, что как правило, о повышении эффективности управления ассортиментом задумываются сетевые аптеки, то рост количества позиций, по которым нужно осуществлять управление, растет в геометрической прогрессии. Таким образом, очевидным является тот факт, что кроме функции управления ассортиментом, аптечное ПО должно решать задачи повышения эффективности работы в данном направлении (минимум временных и ручных затрат при максимуме результата).

Ассортиментная матрица - это закрепленный за торговой точкой ассортимент, по которому формируется заказ товара.

Аптечное ПО должно реализовать возможность формирования различных типов матриц, причем каждый из типов матриц может корректироваться в зависимости от категории аптеки.

Выделяются следующие виды ассортиментных матриц:

• Ядро – основной костяк ассортимента, являющийся базовым для аптеки.
• Маркетинговая матрица – учитывает обязательства аптечной сети перед производителями и поставщиками товара по наличию и минимальному количеству
• Индивидуальная матрица – формируется исходя из особенностей каждой конкретной аптеки, максимально полно учитывает специфику торговой точки, ее конкурентного окружения, потребности целевой аудитории в зоне маркетингового влияния
• ТОП-ассортимент – выделенная группа приоритетного ассортимента, требующая постоянного контроля по наличию, ценообразованию и пр.
• Фокусный ассортимент – в зависимости от целевой направленности аптеки, фокусный ассортимент может учитывать социальную направленность (расширение линейки недорогих препаратов), либо учитывать сезонность (в зависимости от входа или выхода в/из сезона ассортимент расширяется/уменьшается и соответствующим образом корректируются базовые параметры матрицы). Также к фокусному ассортименту можно отнести акционный товар, по которому требуется дополнительный контроль наличия, ценообразования, реализации и пр.

Для управления ассортиментными матрицами в ПО важно реализовать:

Структурированный ассортиментный справочник:

• определение прав пользователей на заведение и корректировку товарных позиций будет способствовать точному соблюдению регламента, определяющего алгоритм ассортиментного справочника,
• формирование наименований посредством конструктора позволит прийти к единообразию написания товарных позиций,
• структурирование ассортимента на основные категории и подкатегории (например: лекарственные средства, БАДы, изделия медицинские, медицинская техника – категория, антигистаминные, антибактериальные, противопростудные, хондропротекторы – подкатегория) позволит формировать удобную и структурированную отчетность для принятия стратегических и операционных решений,
• определение МНН каждой товарной позиции – позволит проводить анализ полноты наполнения матрицы внутри каждого МНН,
• учет признака ЖНВЛП – позволит контролировать параметры ценообразования с целью соблюдения законодательства,
• указание производителя и концерна позволит с максимальной экономией временных ресурсов формировать маркетинговые матрицы, учитывающие обязательства перед производителями товаров аптечного ассортимента посредством фильтрации и сортировки позиций
• выделение сезонного ассортимента – способствует оперативной корректировке параметров автозаказа с целью создания дополнительного запаса товара в преддверии входа в сезон или сокращения товарного запаса в период выхода их сезона
• акционный товар – возможность фиксирования включения ассортимента в акцию с указанием временных отрезков проведения акционного мероприятия позволит как учесть дополнительные параметры в заказе товара с целью обеспечения неснижаемого остатка в торговой точке, так и не беспокоится о снятии фиксированных коэффициентов с акционного списка по окончании маркетингового мероприятия.

Категорирование аптек:

• Возможность группировки неограниченного количества аптек по категориям, причем идеально, если можно будет разделить категории для внутрисетевого управления (для использования ядра, индивидуальной матрицы, ТОП-ассортимента, фокусного ассортимента) и для маркетинговых контрактов (маркетинговая матрица).

Фильтрацию и сортировку:

• Пользователь должен иметь возможность устанавливать фильтры по различным параметрам учетной системы (категории, подкатегории товара, МНН, производитель, концерне, торговая марка, ассортиментная матрица, сезонность и пр.), а также сортировать отобранный сегмент информации.

Гибкое управление ассортиментными матрицами:

Существует несколько возможных подходов к формированию ассортиментных матриц:

• Централизованный - подразумевает формирование матриц розничных точек исключительно в головном офисе. При таком подходе значительно снижается риск возникновения дефектуры по ключевым позициям. Однако, в тоже время при недостаточном согласовании с остальными бизнес-процессами не гарантирует гибкости ассортимента.
• Децентрализованный - предполагает формирование матрицы непосредственно в розничных точках. Этот метод обеспечивает некую гибкость и быстроту реакции на изменения рыночной среды и предпочтения покупателей, однако при таком подходе значительно выше риск образования дефектуры (а соответственно и упущенной выручки) или затоваривания розничной точки (т.е. наращения объемов неликвидов и сверхапасов). Кроме того, как показывает практика вручную учесть весь тот обширный объем маркетинговых контрактов с производителями и вытекающих из этого обязательств практически невозможно, тем более, если номенклатура торговой точки исчисляется тысячами позиций.

• Комбинированный - когда в зависимости от политики аптечной сети по части ассортиментных матриц осуществляется формирование при участии как сотрудников офиса, так и непосредственно аптек.

Наиболее целесообразным с точки зрения подстройки под конъюнктуру рынка и формирования оптимального финансового результата является комбинированный подход.

Для его реализации требуется возможность в ПО:

• Устанавливать права доступа различным категориям пользователей на корректировку
• Определять приоритетность принятия решений и подтверждения зафиксированных параметров
• Транслировать по каналу «аптека-офис» не только саму ассортиментную матрицу, но и параметры корректировки/предложения, и утвержденные значения.

Важно отметить, что автоматизация функций управления ассортиментом позволит не только повысить эффективность данного процесса, но и будет являться более качественным входным ресурсом для одного из самых значимых бизнес-процессов аптечной сети – заказа товара. И от того насколько качественно формируются ассортиментные матрицы, учитывая потребность рынка, обязательства аптечной сети перед контрагентами, политические решения руководства и пр.), оперативно корректируются параметры матриц (учитывая новые договоренности, изменения спроса и конкурентное окружение) зависит экономическая эффективность работы аптечной сети.

Таким образом автоматизация функций управления ассортиментом является важной и значимой задачей с точки зрения повышения эффективности работы аптечной сети. При реализации автоматизации целесообразно учитывать все нюансы работы с ассортиментом, свойственные аптечному рынку. Чтобы не упустить ни один из важных параметров в процессе автоматизации целесообразно воспользоваться проектным подходом с регламентацией и фиксацией результатов бизнес-процессов в форматах «As-Is»/«Tо-Bе».

По вопросам автоматизации и централизации функций управления аптечной сетью обращайтесь https://omikheeva.ru/consulting.