Действительно, давно прошли те времена, когда штат компаний формировался с излишком, оптимизация процессов привела к тому, что в компаниях нет лишних людей, процессы выстроены и упорядочены и все сотрудники работают на полную мощность.
Как же упорядочить работу в период отпусков таким образом, чтобы не страдал ни процесс, ни результат, ни люди, на чьи плечи ложится дополнительный функционал, учитывая то, что они и сейчас работают с высокой загрузкой?
Системный подход к распределению обязанностей на период отпусков:
1. График отпусков – обязательный документ, который составляется с учетом не только пожеланий сотрудников, но и учитывая производственные процессы. Чтобы исключить отсутствие всех главных действующих лиц в один период, или всех сотрудников, отвечающих за один процесс, должен существовать список непересекающихся должностей/ФИО в один период отпусков. График составляется заранее, что позволяет и сотрудникам планировать свой отдых, и работодателю подготовиться к плавной передаче дел сотрудника на период отпуска.
2. Регламентация процесса работы сотрудника и результатов его работы. Подходя формально и регламентируя процессы в компании, мы имеем возможность не только управлять текущими рабочими процессами, но и подойти системно к передаче дел на период отпуска. Целесообразно весь функционал сотрудника разделить на две значимые категории: А - обязательно к выполнению, В – можно отложить до возвращения сотрудника из отпуска.
3. Процессы, обязательные к выполнению. По тем делам, которые невозможно отложить до окончания отпуска сотрудника составляются подробные пошаговые инструкции, определяются исполнители и проводится обучение. Важно учесть, что обучение должно проходить не в последний день перед отпуском счастливчика, а заранее.
Это плановая и довольно таки серьезная работа, к которой нужно подойти со всей ответственностью. Процесс обучения проходит не только посредством передачи инструкции, а также непосредственным погружением в рабочий процесс. У сотрудника, получающего новый функционал должна быть возможность попробовать самостоятельно сделать работу, задать уточняющие вопросы и распланировать свой рабочий график таким образом, чтобы вместить в него новый функционал, возможно путем переноса части своего не срочного функционала на период после отпуска.
Целесообразно также отметить, что при большом объеме передаваемой работы, целесообразно распределять функционал не на одного, а на нескольких человек, чтобы избежать гипер нагрузки на того сотрудника, который принимает функционал. Кстати, это снижает и риски работодателя на случай форс мажора, например, болезни сотрудника.
4. Чек-лист передачи дел. Довольно простой, но в тоже время эффективный инструмент управления передачей дел на период отпуска. В чек-листе систематизируется и обобщается вся вышеприведенная информация:
- Перечень функционала.
- Результаты на выходе каждого процесса.
- Сроки и периодичность выполнения.
- Отнесение функционала к категориям: А - обязательно к выполнению, В – можно отложить до возвращения сотрудника из отпуска.
- По категории А – временный исполнитель, ссылка на инструкцию, сроки обучения, отметка принимающей функционал стороны о том, что задача включена в ее рабочий график и вопросов по выполнению не имеется.
- Резолюция руководителя.
По вопросам поиска новых точек роста бизнеса, проведения управленческой диагностики, повышения операционной эффективности компании обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting