Блог эксперта

Управление закупками аптечной сети в условиях неопределенности

Управление закупками - одна из ключевых функциональных областей работы аптечной сети, от которой зависит эффективность деятельности организации. Объем выручки в первую очередь зависит от наличия востребованного ассортимента в необходимом количестве.

Как правило, объем необходимого товара в закупках определяется с учетом прогнозных продаж. И если говорить о стандартной ситуации, то прогноз продаж, а соответственно и закупок можно сделать достаточно просто. Например, ориентируясь на сезонность спроса, используя  понижающие или повышающие коэффициенты сезонности в алгоритме автозаказа, а также учитывая текущие темпы продаж и актуальные остатки.

Но, в настоящее время нередки ситуации когда спрос резко увеличивается на определенные товары. Причем важно учитывать, что спрос растет даже не на категорию (например, антигистаминные, противовирусные и пр.), а на отдельные товары внутри категории. Здесь мы будем рассматривать ситуацию ажиотажного спроса. Последние примеры такого спроса связаны с ковидом. Сначала с полок в аптеках сметались все антибиотики, все противовирусные и пр. Потом спрос стал более выборочным. Как пример, после публикаций схем лечения ковида с полок исчезали только определенные препараты указанные в схеме.

Соответственно, в этих ситуациях мы достаточно явно наблюдаем резкий скачок спроса на определенный ассортимент, абсолютно не понимая когда кривая спроса начнет идти вниз. А не владея информацией об актуальных тенденциях, не отслеживая малейшие отклонения в изменениях кривой спроса в такой ажиотажный период аптечная сеть рискует получить дефектуру (нулевые остатки) на востребованный товар в период роста спроса или обратная ситуация - получить увеличенный товарный запас при снижении потребности на рынке.

Следовательно, в данном случае необходимо использовать алгоритм работы расчета потребности, который позволит обеспечить аптеку достаточным ассортиментом и количеством товара для того, чтобы не допускать отказов покупателям, а также не позволить создать излишний товарный запас, когда спрос начнет уменьшаться.

Каким образом этого достигнуть

Первым шагом является определение номенклатуры повышенного спроса, т.е. выделение ассортимента с нестабильным спросом в приоритетный мониторинг. В этом нам может помочь отчетность по темпам роста реализации  и спроса в разрезе подкатегорий товара (например, антибиотики, антигистаминные, противовирусные и пр). Причем выявив приоритетную категорию целесообразно углубиться в аналитику вглубь категории и провести попозиционный мониторинг.

Таким образом мы получаем приоритетный для отслеживания список. Еще раз остановимся на важности этого списка. Приоритетным мы его называем, так как наличие препаратов из этого перечня может дать аптечной сети дополнительную выручку, а их отсутствие - снизить удовлетворенность покупателей, а также недостаточное внимание к закупкам привести к неоправданным затратам на закупку товара и замораживанию денежных средств на остатках аптек.

Далее на ежедневной основе целесообразно отслеживать изменение спроса, в том числе и неудовлетворенного по причине дефектуры,  на данный ассортимент. Важный аспект - изменение спроса оценивается в упаковках по каждой номенклатурной единице отдельно. Производить аналитику в стоимостном выражении будет некорректно, так как в период ажиотажного спроса, как правило, наблюдается сильная волатильность цен на рынке, что может привести к искажению аналитических данных.

И как только на основании ежедневных данных аналитики мы начинаем наблюдать стабильное снижение уровня спроса, целесообразно скорректировать объемы закупок посредством использования понижающего коэффициента при расчете потребности.

Причем позиция исключается из приоритетного мониторинга только при стабилизации уровня спроса до прежнего (или стабильного) уровня.

Таким образом, используя системный подход к закупкам товара в период ажиотажного спроса можно оптимизировать закупаемый объем товара и как обеспечить потребность покупателей, так и не допустить затоваривания аптеки.
Повышение управляемости компании Аптечный бизнес