Блог эксперта

Альтернатива BI или Дашборд в Excel?

Любая функционирующая компания рано или поздно сталкивается с вопросом оптимизации временных и человеческих ресурсов на формирование стандартной отчетности, т.е. той отчетности, которая позволяет контролировать результат работы компании или отдельного подразделения/сотрудника, принимать ключевые решения и корректировать проводимые мероприятия.

В зависимости от объема компании формированием аналитики как правило занимается либо отдельный сотрудник, либо отдельный отдел, а где-то даже и целый департамент. И как правило, так же от объема компании зависят и те инструменты, которые позволяют формировать отчетность. При выборе инструментов для аналитики и отчетности следует принимать внимание:

  • количество пользователей - здесь и сейчас при текущем объеме бизнеса, а также перспективы расширения бизнеса и рост числа сотрудников, которые будут иметь доступ к отчетности
  • объем данных - опять же мы говорим о том, что инструмент должен поддерживать возможность масштабирования, должен оперативно обрабатывать необходимый объем данных без "часовых" ожиданий необходимой выгрузки и визуализации
  • доступность и простота использования - интуитивный интерфейс, достаточность минимального объема обучения для пользователей, чтобы полноценно погрузиться в функционал, т.е. мы говорим о простоте и удобстве в использовании
  • тех поддержка - кто будет осуществлять поддержку ПО? свои или внешние разработчики? стоимость поддержки и доработок? временные затраты?
  • и конечно же, бюджет - сколько денег компания готова потратить на автоматизацию сбора и обработки данных?

Существует множество программных продуктов, которые внедряются в рамках бизнес-аналитики: MicrosoftPowerBI,QlikView,SAPBusinessObjectsBI и многие другие. Как правило, и бюджет на внедрение и использование у этих продуктов очень разнится.

Но что делать компаниям малого бизнеса? или например, подразделению, у которого запускается новый процесс, и под него еще нет четкого представления требуемой отчетности? и у которых нет необходимого бюджета на внедрение дорогостоящих программных продуктов для аналитики?

В этом случае прекрасной альтернативой дорогостоящим программным продуктам является использование Дашбордов в Excel. Да, действительно возможно настроить ту необходимую аналитику, которая требуется на периодической основе для оценки текущих процессов и планирования деятельности в Эксель.
Преимущества:
  • временные затраты только на настройку дашбордов
  • простота в использовании
  • экономия времени на формирование
  • визуализация результата

Примеры Дашбордов, которые возможно создать в Excel:

Dashboard #1. Динамика ключевых показателей работы аптечной сети

  • позволяет оценивать в динамике развитие аптечной сети в целом и отдельных ее подразделений, оценивать вклад каждого подразделения в общий товарооборот и своевременно реагировать на негативные тенденции рассматриваемых показателей.


Dashboard #2. Динамика выполнения плана аптечных подразделений

  • позволяет оперативно оценивать выполнение плановых показателей как в целом по сети, так и по отдельным ее подразделениям. Визуализация позволяет оперативно увидеть потенциал каждого подразделения в выполнении плановых показателей. Является инструментом для оценки ситуации и дальнейшей работы со структурными подразделениями.


Примечание:
В связи с тем, что рассматриваемые данные являются коммерческой тайной компании, для примера используются скорректированные значения, названия юридических лиц и аптек изменены, все совпадения случайны

Вывод:  для запуска автоматизации сбора и анализа, обработки и визуализации данных не всегда требуется существенный бюджет. Вполне возможно на определенном жизненном цикле компании ограничиться использованием вполне доступного инструмента в Excel, который также может обеспечить качественную аналитику и визуализацию под различные запросы с учетом специфики компании или подразделения.