Блог эксперта

Ручное управление или система?

Время двигатель прогресса... В том числе и в управлении. Но даже сейчас встречаются процессы, подразделения в компаниях, да что говорить, и сами компании, где до сих пор все держится только на ручном управлении.
Когда это происходит? Когда ручное управление превалирует над системным? Причин может быть достаточно много:

1. Лень. Да, обычная человеческая лень. Руководителю просто не хочется создавать систему, прописывать алгоритмы для повторяющихся процессов, обучать своих сотрудников и пр.
2. Боязнь потерять единоличную власть. Руководитель подразделения (а бывает и компании в целом) настолько увлечен игрой во Всемогущего, настолько привык что каждое действие замыкается на нем, что просто не в силах перейти в системность. Он боится потерять власть, авторитет, контроль.
3. Занятость. Это самое смешное, в связи с высокой занятостью из-за ручного управления,руководитель не может даже выделить время на корректировку этой ситуации.
4. Не умеет. А это уже не смешно, скорее печально. Если на руководящей позиции стоит НЕсистемный человек, то перспективы в компании/подразделении не очень оптимистичны, если конечно за плечами этого Менеджера не стоит большой портфель с деньгами.
5,6,7... скорее всего есть и другие причины, но не будем тратить время на их поиски.
Гораздо продуктивнее обсудить результативность ручного управления. И, конечно, его эффективность.

На ручное управление целесообразно тратить не более 10-15 % рабочего времени руководителя. И к таким задачам можно отнести только единичные задачи, которые носят единичный характер. Т.е. разово возникли, и больше подобных проблем не предвидится.
Все остальные задачи, периодически повторяющиеся ВАЖНО перевести в системное управление. Т.е. на каждую такую проблему у сотрудников должен быть алгоритм действий, для реализации которого не требует привлечения руководителя, чье время целесообразно уделить на решение стратегических задач, а не на рутину.

И вот тут возникает замечательный вопрос: "Как вырваться из этой рутины ручных дел, если она полностью поглотила руководителя".

Первое: волевое решение что-то изменить
Второе: определить проблемы наиболее часто повторяющиеся
Третье: взять себя в руки, выделить время и шаг за шагом, проблему за проблемой переводить в четкий алгоритм действий для сотрудников.
Четвертое: обучите сотрудников, расскажите подробно и четко.
Пятое: не отступайте когда к вам придут и зададут вопрос "Что делать?" по задаче с прописанным алгоритмом, берем регламент, ещё раз проходим его с сотрудником и так до тех пор, пока процесс не перейдет в операционный самостоятельный режим.
Шестое: приступайте к описанию следующего процесса для повторяющихся задач.
И ура! Потихоньку у вас все больше времени на то, чтобы осмотреться и посмотреть на ситуацию сверху.

Кто ищет тот всегда найдет, ищите возможности и пути, ищите новые ресурсы и шансы. А для этого вам нужно время. Так найдите его среди перечня своих повторяющихся задач.